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高效人士的秘诀:懂得“忽略”才能真正效率爆棚

http://www.bankhr.com 2019年01月25日 15:58 发布:哈佛商业评论

  一个接受我辅导的客户是一家大型律师事务所的管理合伙人,我们讨论的事情中,有一项就是如何在有限时间里有效应对高强度任务——客户想要和他约时间;合伙人和其他员工需要他排忧解难,处理争端;这些人还对他的邮箱“狂轰滥炸”;任务清单没有到头的时候。

  当我们没有足够时间完成所要求任务时,常被建议说应该“分出轻重缓急”,好像这是解决问题的万灵咒。但在帮助客户解决和管理工作流程问题的过程中,我发现分出缓急的方式收效甚微,部分原因在于做起来太容易。我们先来下个定义:分出缓急是给事务分等级的过程,比如占用我们时间的人,任务清单上的内容,收件箱里的邮件等等,要把他们按重要性排列。虽然有时会难下判断,但大多数情况下只是直接依靠感觉做出排列。当看到会议请求,任务清单,或是一封邮件,我们直觉上就知道这是否重要,然后我们就可以把不同的事情进行比较,并排好次序。

  问题来了。排完优先级后,我们还是按照时间和精力充裕的情况来着手处理,而且我们会把不那么重要的事项放到“以后”来做。但是从来没有所谓的“以后”。未完成清单从来没有尽头。

  我们的时间和精力都是有限资源。一旦我们的职业生涯进入某个阶段,我们所担负的责任让我们永远无法满足所有要求,不管我们加多久班,干得多卖力。想要见我们的人从门外排到了街上,任务清单长得拖了地,收件箱从来没有空的时候。

  我们许多人犯的错误是幻想我们可以把门槛一降再降——工作更卖力,加班时间更长,用“更聪明”(不管到底怎么个聪明法)的方式工作,希望有一天能把清单上的事情都做完,但到头来是一场空。

  关键在于,分出缓急是必要但不充分。重点在下一步,鉴别归类。处理突发事件的医务人员必须判断哪些患者需要立即处理,哪些可以等一等,哪些根本无需治疗,还有哪些已经没救了。对我们普通人来说,鉴别归类意味着不要只关注最重要的项,而把不那么重要的事情放到“以后”来做,而是设下需要处理事项的临界标准,主动忽略那些不达标的大量事务。

  第一步要把事物重新组织一下。把满满的收件箱、没做完的工作清单,还有排在门外的失望人群视作自身工作失误,这没有任何帮助。这种观点可能推动我们更努力工作,希望有一天能完成任务,但这是无用功。因为在职业的某一个阶段,不管我们如何投身事业,我们所面临的潜在挑战总是超出我们能力所及。所以,收件箱、工作清单还有排队的人群恰恰是成功标志,证明人们需要我们的时间和关注。最终的胜利不是赢得一场战斗,而是赢得一场战争:不是处理完收件箱,而是处理完收件箱里所有重要信息;不是完成清单上的所有事项,而是完成清单上全部重要事项;不是处理完所有排队人群的问题,而是把真正重要人物的问题处理完。

  下一步就是停止使用错误工具。我们在“时间管理”和“个人生产力”上面花了太多精力。虽然这些努力从战术上有效,但在战略上进行鉴别归类时就没用了。记住:任务不是要列出清单,而是决定哪些可以删除,并且坚持执行。

  最后,我们需要解决鉴别归类所涉及到的情感问题,因为这不仅仅是个认知过程。

  主动忽略一些事情、拒绝一些人会产生一系列情绪问题,极大影响我们的选择和行为。这正是鉴别归类方法的困难之处,但只有我们关注它的情绪维度,我们通过基本理性干预来控制工作流程的努力才会奏效。

  这个过程可能当下就在发生。当你刚读到上面说的“不是真正重要人物”时,很可能会退缩,觉得这也太无情了。我读到这里时也打退堂鼓,而且这还是我自己写的!这个反应可以理解,也正解释了为什么我们会在那些不值得的人身上花费时间和注意力。在有效进行鉴别归类和成为“混蛋”之间仅有一线之隔,我们中的许多人生怕跨过这条线,宁可离这条线远远的。

  要进行有效鉴别分类,须加强管理这些担忧和其他相关情绪的能力(是管理,而不是压抑)。正如南加州大学的神经学家安东尼奥。达马西奥(AntonioDamasio)所写的,情绪会“产生对于目标事实的偏见,甚至干扰做决策的支持机制,从而影响有效决策的制定。”

  但这正是我们在主动忽略一些事物时所发生的。处在鉴别归类核心的决定会产生我们无法完全驾驭的情绪。

  当我们面对无法完成的工作要求时,我们会感到焦虑、害怕、忿忿不平甚至恼羞成怒。但是我们常常没有充分意识或者接触到这些情绪,以便对其有效利用。它们是我们潜意识产生的,无可避免地影响我们的行为,但很多情况下,尤其是在面对压力时,我们无法意识到这种影响,失去了做出最佳选择的机会。

  加强情绪管理是一个复杂的任务,但是我们可以采取以下步骤进行:

  调整思维模式来体现情绪的重要性,以及情绪在理智思考和决策制定时的作用。我们的观念会影响我们的体验。

  更关心自己的身体。定期运动,保持充足睡眠已被证明可以提高我们感知和控制情绪的能力。

  参与一些需要专注力的日常事务。冥想,写作,和其他反馈性的活动能够加强我们控制思想的能力,帮助我们更敏锐地感知情绪,并对我们的经历形成新的看法,从而帮助我们理解情绪的含义。

  增加我们描述情绪的词汇量。扩大词汇量来描述自己的情绪,不但能帮助我们更好地与他人交流,也帮助我们更好了解自我。

  我们的最终目标是通过不舒适的方式来变得更舒适,要能意识到对事务进行鉴别归类会产生困难情绪。这样我们就能面对没完没了的任务清单,爆满的收件箱,还有排队想要获得我们关注的人们,和善但是坚定地对其说“不”。

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